ব্যবসায়িক ইমেইল: লেখুন ৪টি ধাপে

প্রত্যেক উদ্যোক্তার ক্ষেত্রে স্প্যাম ফোল্ডার নিয়ে ভীতি থাকা প্রয়োজনীয় কেননা ব্যবসায়িক হিসেবে আপনার পাঠানো কোন ইমেইল স্প্যাম এ শেষ হয়ে যাবার অর্থ একটাই- আপনার কাঙ্ক্ষিত কাস্টমার আপনাকে এড়িয়ে যাচ্ছেন। কিন্তু আপনি ভাবছেন ব্যবসায়িক ইমেইল লেখাটাই কঠিন। আপনার ভাবনাটি অবশ্যই সত্যি, কিন্তু আপনার কাস্টমারের অবস্থা এবং প্রত্যাশার প্রেক্ষপটও ভেবে দেখা দরকার। আপনার কাস্টমার হয়তো প্রতিদিন আনুমানিক ১০০টি ব্যবসায়িক ইমেইল পান এবং বেশিরভাগই এড়িয়ে যান। তাই আপনাকে এমনভাবে ইমাইলকে উপস্থাপন করতে হবে যেন সেটি এড়িয়ে যাওয়া বা স্প্যাম ফোল্ডার এ যাবার পরিবর্তে কাস্টমার দেখবেন এবং এর উত্তরও দেবেন।
নিম্নোক্ত ৪ টি ধাপ অনুসরন করুন আপনার ব্যবসায়িক ইমেইল লেখার ক্ষেত্রে…

১) সবসময় একটি উদ্দেশ্য নিয়ে ইমেইল লিখুন।
এটি খুবই সোজাসাপটা একটা কথা। যদি আপনার নির্দিষ্ট কোন উদ্দেশ্যই না থাকে তাহলে ইমেইল পাঠাবেন না, কেননা এরূপ ক্ষেত্রেই আপনার ইমেইল স্প্যাম হয়ে যেতে পারে। উদ্দেশ্য নির্দিষ্ট হতে হবে, যেমন- নতুন সেবা, পণ্যের মান উন্নয়ন, আকর্ষণীয় সুযোগ অথবা প্রয়োজনীয় কোন টিপস যেগুলো আপনার কাস্টমারের কাজে লাগতে পারে।

২) ইমেইলের ‘বিষয়’ এ মূল বক্তব্যের ভাব প্রকাশ করুন।
সবচেয়ে ভাল ইমেইলগুলোতে বিষয় (subject line) উপস্থাপিত হয় পরিস্কার, শক্তিশালী ভাষায়। অভ্যন্তরীণ বিষয়াদির সাথে বিষয় যেন অবশ্যই সামঞ্জস্যপূর্ণ হয় সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে এবং বিষয়ে এমন কিছু লিখুন যা আপনার কাস্টমারকে সাহায্য করবে অথবা তাদের কোন সমস্যার সমাধান এর পথ দেখাবে যদি তারা ইমেইলটি পড়েন। যেমন-“ ভবিষ্যৎ নিয়ে উদ্বিগ্ন? আশার আলো পাবেন আমাদের সাথেই।”

৩)সমসাময়িক অথবা কাস্টমারের নিজস্ব কিছু উল্লেখ করুন।
এখনকার দিনে আপনার কাস্টমারকে নিয়ে গবেষণা অনেক সহজ হয়ে গিয়েছে। ধরুণ আপনি কোন একটি নতুন প্রেক্ষাপটের উপর ইমেইল লিখবেন। এখন লেখা শুরুর আগে ১০-১৫ মিনিট সময় গবেষণা করে নিন লিঙ্কেডিন অথবা গুগল অনুসন্ধান থেকে, অন্ততপক্ষে আনুসঙ্গিক একটির বিস্তারিত বিবরণ নিয়ে। সেটি হতে পারে আপনার কাস্টমারের সমসাময়িক ব্যবসায়িক মাইলফলক অথবা কর্ম অভিজ্ঞতা অথবা তার নতুন কোন প্রয়জনীয়তা। মোটকথা কাস্টমার অনুযায়ী ইমেইলগুলোকে আলাদা আলাদাভাবে উপস্থাপন। যেকোনো ধরনের বিস্তারিত যা আপনি কাস্টমার সম্পরকে জানেন তা উপস্থাপনের মাধ্যমে কাস্টমারকে বোঝানো সম্ভব আপনি তাকে কতটা গুরুত্ব দিচ্ছেন।

৪) ইমেইল শেষ করুন একটি প্রশ্ন দিয়ে।
বেশিরভাগ ইমেইলের ক্ষেত্রেই কোন প্রত্যুত্তর পাওয়া যায় না। এর কারণ সেখানে কোন প্রতিক্রিয়া প্রকাশের অবকাশ দেওয়া হয়না। তাই প্রতিটি ইমেইল এর শেষে একটি প্রাসঙ্গিক সোজাসুজি ধরণের একটি প্রশ্ন জুড়ে দিন। তবে হ্যাঁ প্রশ্নটি যেন এমন হয় যে তা যিনি পরছেন তাকে ইমেইলটি নিয়ে ভাবায়। সবচেয়ে সুন্দরপ্রশ্নগুলো কাস্টমারের আগ্রহের মাত্রা নির্ণয়ের পাশাপাশি তারা আপনার সাথে যুক্ত থাকতে পছন্দ করছেন কিনা সেটাও নির্ণয় করতে পারে। তাই এখন থেকে প্রশ্নবিহীন দুর্বল বাক্য দিয়ে ইমেইল শেষ না করে যথাযথ প্রশ্ন দিয়ে শেষ করুন। যেমনঃ “আপনার উত্তরের প্রত্যাশা করছি।”- এভাবে না শেষ করে লিখতে পারেন- “এটি কি আপনার জন্য উপযোগী মনে করছেন?” অথবা” আপনি কি এ বিষয়ে আমাদের সাথে থাকতে আগ্রহী?”

কানিজ ফাতেমা কলি